Privacyverklaring

Privacy Policy HD

HD hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit document Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HD houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document Privacy Policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als HD zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onze gebruikelijke contactgegevens.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door HD verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • (Financieel-) administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht. Voor de uitvoering van de opdrachten en de doelstellingen kan HD de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam, adres, postcode, woonplaats;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • Geslacht;

Uw persoonsgegevens worden door HD opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 8 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens voor toezending nieuwsbrief of uitnodiging voor een HD relatie evenement

Persoonsgegevens worden door HD verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon over uiteenlopend HD-groep nieuws.
  • Het uitnodigen voor een HD relatie evenement.

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn;

  • De inschrijving in het contactformulier op de website;
  • Persoonlijk contact;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HD de volgende persoonsgegevens van u bewaren:

  • Naam;
  • E-mailadres;
  • Gegevens bedrijf;

Uw persoonsgegevens worden door HD opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door HD verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.
  • Uitvoering geven aan de pensioenovereenkomst.
  • Uitvoering geven aan de personeelsverzekeringen.
  • Rechtenbeheer ICT systeem
  • Voorstellen van de medewerkers op de HD website.
  • Verwerken van declaraties in de financiële administratie.

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:

  • De arbeidsovereenkomst.
  • Het mutatieformulier nieuwe medewerker.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HD de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam, adres, woonplaats;
  • Geboortedatum;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Salarisgegevens;
  • Kopie ID;
  • BSN-nummer;
  • Bankgegevens;
  • Burgerlijke staat en datum van samenwonen;
  • Gegevens partner (naam, BSN-nummer, geboortedatum);
  • Gegevens kind(eren) (naam, BSN-nummer, geboortedatum).

Uw persoonsgegevens worden door HD opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 8 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de salarisadministratie en aangifte loonbelasting;
  • Het doorgeven van gegevens ten behoeve van de verwerking van de pensioenadministratie:
  • Het doorgeven van gegevens ten behoeve van de verwerking van de personeelsverzekeringen;
  • Het verzorgen van het ICT-beheer;
  • Het verzorgen van de website omgeving;
  • Het inrichten van de financiële administratie.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waar we geen verwerkers-overeenkomst mee hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers), maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens, deze bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen personeelsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar), indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

HD bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen.

  • Alle personen die namens HD van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan de geheimhouding hiervan en tekenen hiervoor;
  • We hanteren een gebruikersnaam en krachtig wachtwoordbeleid op onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van (persoons-) gegevens als daar aanleiding toe is en mits dat mogelijk is;
  • Wij maken back-ups van de (persoons-) gegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan), door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij zullen u vragen om u vooraf te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Contactgegevens

HD Projectrealisatie B.V.

Jan Leentvaarlaan 30

3065 DC ROTTERDAM

Tel.: 010-4148667

info@hdgroep.nl